Thư ký toà án là người tiến hành tố tụng, làm việc dưới sự phân công của chánh án và thẩm phán: chuẩn bị phiên toà, kiểm tra người được triệu tập, phổ biến nội quy, ghi biên bản phiên toà và biên bản lấy lời khai, tống đạt văn bản tố tụng. Thư ký không quyết định kết quả vụ án, nhưng là đầu mối thực tế của gần như mọi việc giấy tờ, lịch hẹn giữa toà và đương sự.
Vì gặp thường xuyên nên người dân dễ coi thư ký là "người trong toà nói giúp được". Đó là hiểu lầm. Bài này giải thích thư ký làm gì theo luật, những việc nên và không nên hỏi, cách đọc biên bản do thư ký ghi và trường hợp nào thư ký phải từ chối tham gia vụ án.
Thư ký toà án đứng ở đâu trong bộ máy toà
Theo luật tổ chức toà án, thư ký là một chức danh công chức của toà, được xếp vào các ngạch theo trình độ và thâm niên. Luật tố tụng dân sự, hình sự và hành chính đều đưa thư ký vào danh sách người tiến hành tố tụng, cùng với chánh án, thẩm phán, hội thẩm và thẩm tra viên. Điều đó có nghĩa là thư ký cũng phải khách quan, vô tư và có thể bị yêu cầu thay đổi nếu có căn cứ.
Mỗi vụ án thường có một thư ký được chánh án phân công cùng với thẩm phán. Ở các toà có lượng án lớn, một thư ký có thể theo nhiều vụ một lúc, và một thẩm phán làm việc với nhiều thư ký. Sau khi toà án tổ chức lại từ 1/7/2025, các toà nhân dân khu vực tiếp nhận hồ sơ và cán bộ từ các toà cũ, nên người phụ trách vụ việc của bạn có thể đổi so với trước; tên thư ký mới thường được ghi trong các văn bản toà gửi sau đó.
Thư ký khác với cán bộ văn thư hay cán bộ tiếp nhận đơn. Cán bộ tiếp nhận làm việc hành chính ở cửa: nhận đơn, ghi sổ, ra giấy báo nhận. Thư ký làm việc trong vụ án cụ thể, gắn với thẩm phán phụ trách, và chữ ký của thư ký có mặt trên nhiều biên bản tố tụng.
Những việc thư ký làm theo luật tố tụng
Luật tố tụng dân sự liệt kê nhiệm vụ của thư ký khá gọn; luật tố tụng hình sự và hành chính quy định tương tự, có khác ở chi tiết. Nhìn chung, thư ký làm các việc sau:
- Chuẩn bị công tác nghiệp vụ trước phiên toà: sắp xếp hồ sơ, kiểm tra việc tống đạt, chuẩn bị phòng xử cùng bộ phận liên quan.
- Phổ biến nội quy phiên toà khi mở đầu phiên, nhắc người dự tuân thủ.
- Kiểm tra và báo cáo với hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập có mặt, vắng mặt, lý do vắng nếu biết.
- Ghi biên bản phiên toà, biên bản phiên họp, biên bản nghị án khi được giao trong những trường hợp luật định.
- Lấy lời khai của đương sự, người làm chứng theo phân công của thẩm phán, lập biên bản ghi lời khai.
- Tống đạt hoặc tổ chức tống đạt văn bản tố tụng: giấy triệu tập, thông báo, bản án, quyết định.
- Tiến hành các hoạt động tố tụng khác theo phân công của chánh án, như tham gia xem xét, thẩm định tại chỗ, lập biên bản giao nhận tài liệu.
Danh sách cho thấy thư ký gần như hiện diện ở mọi điểm tiếp xúc giữa bạn và toà. Đó là lý do nên giữ liên lạc tốt, lịch sự và rõ ràng với thư ký phụ trách vụ việc của mình.
Biên bản do thư ký ghi: vì sao phải đọc kỹ trước khi ký
Biên bản lấy lời khai, biên bản hoà giải, biên bản phiên toà đều là tài liệu nằm trong hồ sơ vụ án. Khi xét xử phúc thẩm hay xem xét lại bản án, hội đồng xét xử cấp trên đọc những biên bản này để biết ở cấp dưới ai đã nói gì. Một câu ghi sai, ghi thiếu có thể khiến lời trình bày của bạn bị hiểu khác.
Khi ký biên bản lấy lời khai hay biên bản phiên họp, bạn có quyền đọc lại toàn bộ hoặc nghe đọc lại. Thấy chỗ nào chưa đúng ý, bạn đề nghị sửa ngay, hoặc yêu cầu ghi thêm ý kiến của mình vào biên bản. Đừng ký vì ngại hay vì thấy người khác đang chờ.
Với biên bản phiên toà, luật tố tụng dân sự cho đương sự và những người tham gia tố tụng quyền xem biên bản sau khi phiên toà kết thúc và yêu cầu ghi sửa đổi, bổ sung. Thời gian thực hiện quyền này có giới hạn, nên nếu bạn muốn kiểm tra thì nên hỏi thư ký ngay khi phiên toà kết thúc và đối chiếu quy định hiện hành. Người không biết chữ hoặc khiếm thị có thể đề nghị đọc to biên bản và có người làm chứng khi điểm chỉ.
Thư ký trong một phiên toà: từ lúc mở cửa phòng xử đến khi tuyên án
Nếu bạn là đương sự, người làm chứng hay người nhà đến dự, thư ký là người đầu tiên của hội đồng xét xử mà bạn tiếp xúc trong ngày. Trước giờ mở phiên, thư ký kiểm tra ai đã có mặt, đối chiếu giấy tờ tuỳ thân với danh sách được triệu tập, hỏi người vắng mặt có đơn xin xét xử vắng mặt hay không. Đây là lúc bạn đưa giấy triệu tập, căn cước và giấy uỷ quyền nếu đi thay người khác.
Khi hội đồng xét xử vào phòng, thư ký đọc nội quy phiên toà và báo cáo danh sách người có mặt, vắng mặt. Trong suốt phần xét hỏi, tranh luận, thư ký ghi biên bản. Nhiều toà đã ghi âm, ghi hình phiên toà theo quy định, nhưng biên bản do thư ký lập vẫn là văn bản chính thức trong hồ sơ. Vì vậy khi trình bày, bạn nên nói chậm, rõ, nêu con số và ngày tháng cụ thể để biên bản ghi đúng.
Sau khi tuyên án, thư ký thường hướng dẫn việc nhận trích lục bản án, bản án và thời hạn kháng cáo. Nếu bạn vắng mặt khi tuyên án, toà sẽ gửi bản án theo thủ tục tống đạt. Bạn có thể hỏi thư ký ngay tại chỗ về cách nhận văn bản, nhưng nội dung tuyên án thì chỉ có hội đồng xét xử giải thích trong bản án.
Nên hỏi thư ký gì và không nên hỏi gì
Thư ký trả lời được những câu hỏi về thủ tục và lịch, nhưng không thể và không được trả lời những câu đụng tới hướng giải quyết vụ án. Bảng sau giúp bạn chuẩn bị câu hỏi trước khi gọi điện hoặc đến toà.
| Câu hỏi hợp lý với thư ký | Câu hỏi đặt nhầm người |
|---|---|
| Vụ của mình đã có thẩm phán phụ trách chưa, ai phụ trách? | Thẩm phán đang nghiêng về bên nào? |
| Ngày phiên họp, phiên toà đã được ấn định chưa? | Nếu nộp thêm giấy này thì có thắng không? |
| Giấy triệu tập đã gửi cho bên kia chưa, gửi bằng cách nào? | Bên kia đã khai những gì với thẩm phán, nói riêng cho biết được không? |
| Cần mang bản chính giấy tờ nào khi đến lấy lời khai? | Có cách nào để vụ án được xử nhanh hơn người khác không? |
| Muốn sao chụp tài liệu thì làm đơn gửi ai, nộp ở đâu? | Có nên kháng cáo không, kháng cáo phần nào? |
| Bản án, quyết định đã ra chưa, nhận ở đâu? | Thẩm phán có nhận gặp riêng ở ngoài không? |
Những câu bên phải hoặc thuộc về luật sư của bạn, hoặc là câu không ai trong toà được trả lời vì phải giữ vô tư. Đặt đúng câu với đúng người giúp cuộc trao đổi ngắn gọn và đỡ khó xử cho cả hai bên.
Khi nào thư ký phải từ chối hoặc bị thay đổi
Có quan hệ thân thích với đương sự. Thư ký là người thân của một bên, hoặc của người đại diện của một bên, thì phải từ chối tham gia vụ án. Nguyên tắc này giống với thẩm phán, hội thẩm.
Đã tham gia vụ án với tư cách khác. Ví dụ người đó từng là người làm chứng, người giám định, người phiên dịch hoặc người bảo vệ quyền lợi của một bên trong chính vụ án. Ở vai thư ký, họ không còn bảo đảm sự vô tư.
Có căn cứ rõ ràng cho rằng không vô tư. Chẳng hạn có dấu hiệu nhận lợi ích từ một bên, hay phát ngôn thể hiện thiên vị. Lúc đó bạn có quyền đề nghị thay đổi thư ký. Thủ tục, thời điểm nêu yêu cầu và ai quyết định được quy định trong luật tố tụng; nên đối chiếu kỹ hoặc hỏi người bảo vệ quyền lợi trước khi làm đơn.
Chỉ thấy không hợp tính thì chưa phải căn cứ. Thư ký nói ngắn, yêu cầu bổ sung giấy tờ nhiều lần hay lịch hẹn bị dời không tự động là thiên vị. Nếu bạn thấy cách làm việc chưa đúng mực, có thể phản ánh lên lãnh đạo toà bằng văn bản, nêu sự việc cụ thể.
Làm việc với thư ký cho hiệu quả
Thư ký thường theo nhiều vụ cùng lúc. Một cuộc trao đổi rõ ràng, có chuẩn bị giúp việc của bạn được xử lý nhanh hơn mà không cần nhờ vả.
- Luôn nêu số thụ lý hoặc số vụ việc, tên các bên, tên thẩm phán khi liên hệ; thông tin này có trong thông báo thụ lý.
- Gom câu hỏi lại một lần, ghi ra giấy; tránh gọi nhiều lần trong ngày cho từng câu nhỏ.
- Khi nộp tài liệu bổ sung, kèm danh mục tài liệu và xin biên bản giao nhận hoặc giấy biên nhận có chữ ký.
- Đổi địa chỉ, số liên lạc thì báo toà bằng văn bản, để giấy tờ sau này gửi đúng nơi.
- Đến buổi lấy lời khai đúng giờ, mang bản chính giấy tờ tuỳ thân và tài liệu đã nộp bản sao.
- Đọc kỹ từng biên bản trước khi ký; chưa rõ thì hỏi lại, chưa đồng ý thì ghi ý kiến.
- Giữ thái độ lịch sự, không đưa quà, phong bì dưới bất cứ hình thức nào, kể cả khi được gợi ý.
Câu hỏi thường gặp
Thư ký toà án có phải luật sư hay thẩm phán dự bị không?
Không. Thư ký là công chức của toà, thuộc ngạch thư ký. Nhiều người làm thư ký có bằng cử nhân luật và sau này có thể dự tuyển các chức danh khác, nhưng khi đang làm thư ký thì họ chỉ thực hiện nhiệm vụ của thư ký, không xét xử và không tư vấn cho đương sự.
Thư ký có được lấy lời khai mà không có thẩm phán ngồi cùng không?
Luật tố tụng dân sự cho phép thư ký lấy lời khai đương sự, người làm chứng theo sự phân công của thẩm phán. Biên bản lấy lời khai do thư ký lập vẫn là tài liệu trong hồ sơ. Bạn có quyền đọc lại, đề nghị sửa và ký xác nhận từng trang theo hướng dẫn.
Không liên lạc được với thư ký thì phải làm sao?
Bạn có thể gửi văn bản trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của toà, ghi rõ số vụ việc và đề nghị chuyển cho thẩm phán, thư ký phụ trách. Văn bản có biên nhận sẽ để lại dấu vết rõ hơn một cuộc gọi không ai nghe. Nếu kéo dài, có thể phản ánh với lãnh đạo toà.
Biên bản phiên toà ghi thiếu lời trình bày của mình thì xử lý thế nào?
Sau phiên toà, bạn có quyền xem biên bản và yêu cầu ghi sửa đổi, bổ sung trong thời hạn luật định. Yêu cầu nên làm bằng văn bản, nêu rõ đoạn nào thiếu, ý bạn đã trình bày là gì. Nếu có kháng cáo, bạn có thể nêu lại nội dung này trong đơn.
Thư ký có được gửi giấy triệu tập qua tin nhắn, điện thoại không?
Một số toà gọi điện hoặc nhắn tin nhắc lịch, nhưng việc tống đạt chính thức phải theo các cách luật quy định, gồm cả phương tiện điện tử khi đương sự đã đăng ký nhận. Nếu chỉ nhận cuộc gọi, bạn nên hỏi lại cách nhận văn bản chính thức để khỏi tranh cãi về hạn sau này.
Có nên xin số điện thoại riêng của thư ký không?
Bạn nên liên lạc qua kênh của toà: điện thoại cơ quan, bộ phận tiếp nhận, cổng điện tử nếu toà có. Kênh chính thức giúp nội dung trao đổi minh bạch, có người khác xử lý khi thư ký nghỉ hoặc được điều chuyển, và tránh những hiểu lầm về quan hệ riêng.