Nếu bạn đã đăng ký và đồng ý nhận văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, toà án có thể gửi thông báo thụ lý, giấy triệu tập, quyết định và nhiều văn bản khác vào tài khoản giao dịch điện tử hoặc địa chỉ thư điện tử bạn đã khai, thay cho việc giao bản giấy. Văn bản gửi đúng cách có giá trị như văn bản giấy, và từ lúc được coi là đã nhận, các thời hạn tố tụng bắt đầu tính.
Đây là tiện ích lớn với người ở xa, người hay đi công tác, nhưng cũng là chỗ dễ sập bẫy: nhiều người bấm đồng ý rồi không theo dõi tài khoản, đến khi bị xử vắng mặt mới biết toà đã gửi giấy triệu tập từ lâu. Bài này giải thích cách hoạt động, thời điểm được coi là đã nhận, và cách quản lý để khỏi lỡ việc. Phần tống đạt nói chung, như ai tống đạt và tống đạt trực tiếp ra sao, được trình bày ở chuyên mục khác của cụm.
Gửi văn bản điện tử khác gửi bản giấy như thế nào
Với cách truyền thống, toà giao văn bản tận tay qua cán bộ toà, qua bưu chính hoặc qua thừa phát lại, có chữ ký nhận hoặc biên bản. Khi không gặp được người nhận, phải làm thêm thủ tục niêm yết, thông báo. Mỗi bước tốn ngày, và tranh cãi "chưa hề nhận được giấy" là chuyện thường xuyên ở toà.
Với cách điện tử, văn bản được gửi vào tài khoản hoặc địa chỉ thư điện tử mà chính bạn đã đăng ký và đồng ý dùng để nhận. Hệ thống ghi nhận thời điểm gửi và thời điểm văn bản đến nơi. Không còn bưu tá gõ cửa, không còn biên bản giao nhận, nhưng cũng không còn ai nhắc bạn mở hộp thư.
Điều kiện then chốt là sự đồng ý. Toà không tự ý chuyển sang gửi điện tử cho người chưa đăng ký. Khi bạn nộp đơn trực tuyến hoặc khai trong hồ sơ rằng muốn nhận văn bản qua phương tiện điện tử, bạn đang chấp nhận một cam kết: kiểm tra kênh đó thường xuyên. Nếu không muốn gánh trách nhiệm này, bạn có quyền không đăng ký và tiếp tục nhận bản giấy theo cách thông thường.
Đăng ký nhận văn bản điện tử: trình tự chung
Giao diện và yêu cầu cụ thể tuỳ hệ thống của toà án ở thời điểm bạn làm. Trình tự dưới đây là khung chung theo các hướng dẫn về giao dịch điện tử trong tố tụng.
- Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử trên cổng thông tin của toà án, hoặc khai rõ địa chỉ thư điện tử trong đơn và văn bản gửi toà.
- Đọc và xác nhận đồng ý nhận văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử; một số hệ thống yêu cầu bạn ký văn bản đăng ký.
- Kiểm tra lại địa chỉ thư điện tử, số điện thoại: một chữ cái sai là mọi văn bản đi lạc.
- Thêm địa chỉ gửi đi của toà vào danh sách người gửi tin cậy để thư không rơi vào mục thư rác.
- Bật thông báo trên điện thoại cho ứng dụng thư hoặc tài khoản, nếu có.
- Lưu trữ mọi văn bản nhận được vào một thư mục riêng, tải về máy, ghi lại ngày nhận.
- Khi đổi địa chỉ thư điện tử hoặc không muốn nhận bằng cách này nữa, báo cho toà bằng văn bản để toà cập nhật.
Nếu bạn nhờ người khác, chẳng hạn luật sư hay người đại diện theo uỷ quyền, nhận văn bản, cần nói rõ trong văn bản uỷ quyền và thông báo cho toà, tránh tình trạng văn bản gửi vào hộp thư của bạn trong khi người thực sự theo vụ việc không biết.
Khi nào được coi là đã nhận văn bản
Đây là câu hỏi có hệ quả lớn nhất. Các thời hạn như thời hạn nộp ý kiến về yêu cầu của nguyên đơn, thời hạn bổ sung tài liệu, thời hạn kháng cáo bản án vắng mặt thường tính từ ngày đương sự nhận được văn bản. Với văn bản điện tử, hướng dẫn về giao dịch điện tử trong tố tụng xác định thời điểm được coi là đã nhận gắn với lúc văn bản được gửi thành công đến tài khoản hoặc địa chỉ điện tử bạn đã đăng ký, không phải lúc bạn mở ra đọc.
Hệ quả thực tế: nếu toà đã gửi thành công vào tài khoản của bạn mà bạn không mở, pháp luật vẫn có thể coi là bạn đã nhận. Lý do "không xem thư" thường không được chấp nhận như lý do chính đáng. Chi tiết thời điểm cụ thể và cách tính khi gửi vào ngày nghỉ bạn nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành, vì đây là phần kỹ thuật dễ được điều chỉnh khi hệ thống thay đổi.
Ngược lại, nếu hệ thống báo gửi lỗi, địa chỉ không tồn tại hoặc toà biết văn bản không đến được, toà phải chuyển sang cách tống đạt khác. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật từ phía hệ thống khiến bạn không nhận được, hãy giữ bằng chứng như ảnh chụp màn hình báo lỗi, thư phản hồi, và trình bày với toà sớm nhất có thể.
Những văn bản thường nhận được và việc nên làm ngay
Mỗi loại văn bản kéo theo một việc cần làm trong thời hạn nhất định. Bảng dưới gợi ý phản xạ đầu tiên khi bạn nhận được từng loại; thời hạn cụ thể luôn ghi trong chính văn bản hoặc trong luật tố tụng hiện hành.
| Văn bản | Ý nghĩa | Việc nên làm ngay |
|---|---|---|
| Thông báo về việc thụ lý vụ án | Toà đã nhận giải quyết, bạn là nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi liên quan | Đọc yêu cầu của bên kia, chuẩn bị văn bản ý kiến và tài liệu trong thời hạn ghi trong thông báo |
| Giấy triệu tập | Toà mời bạn đến làm việc, hoà giải hoặc dự phiên toà | Ghi ngày giờ, địa điểm vào lịch; nếu không đến được, báo toà kèm lý do |
| Thông báo nộp tạm ứng án phí, chi phí tố tụng | Có khoản phải nộp để toà tiếp tục giải quyết | Nộp đúng nơi, đúng hạn ghi trong văn bản; giữ biên lai và nộp lại cho toà |
| Quyết định đưa vụ án ra xét xử | Ấn định ngày xử và thành phần hội đồng | Kiểm tra tên người tiến hành tố tụng, chuẩn bị cho phiên toà |
| Bản án, quyết định | Kết quả giải quyết của toà | Đọc kỹ, tính thời hạn kháng cáo, lưu bản điện tử và xin bản có xác nhận nếu cần dùng |
Mẹo nhỏ nhưng hữu ích: mỗi khi nhận văn bản, hãy ghi ngay vào lịch điện thoại ngày hết hạn của việc cần làm, đặt nhắc trước vài ngày. Phần lớn rắc rối tố tụng của người không chuyên đến từ việc quên hạn, không phải từ việc thiếu hiểu biết pháp luật.
Rủi ro và cách tự bảo vệ
Thư của toà vào mục thư rác. Bộ lọc thư tự động có thể xếp thư có tệp đính kèm vào thư rác. Hãy kiểm tra cả mục này, và đánh dấu địa chỉ của toà là tin cậy.
Mất quyền truy cập hộp thư. Quên mật khẩu, mất điện thoại nhận mã xác thực có thể khoá bạn khỏi tài khoản đúng lúc có thông báo quan trọng. Thiết lập phương thức khôi phục và ghi lại ở nơi an toàn.
Thư giả danh toà án. Kẻ gian gửi thư, tin nhắn mạo danh toà kèm đường link hoặc tệp lạ, đôi khi kèm yêu cầu chuyển tiền. Toà không yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân. Khi nghi ngờ, đừng bấm link; tự đăng nhập cổng thông tin của toà hoặc gọi số công khai của toà để kiểm tra.
Dùng chung hộp thư với người khác. Hộp thư gia đình hay hộp thư công ty dùng chung có thể khiến văn bản bị người khác mở, xoá hoặc lộ thông tin vụ việc. Nên dùng địa chỉ riêng cho việc tố tụng.
Đổi địa chỉ mà không báo toà. Bạn có nghĩa vụ báo cho toà khi thay đổi thông tin liên lạc. Không báo thì văn bản gửi vào địa chỉ cũ vẫn có thể được coi là hợp lệ.
Văn bản điện tử và văn bản giấy cùng tồn tại trong một vụ án
Trong thực tế, một vụ án hiếm khi chạy hoàn toàn bằng một kênh. Bạn đăng ký nhận điện tử, nhưng bên kia có thể không đăng ký, nên toà vẫn tống đạt bản giấy cho họ. Một số văn bản, tuỳ quy định và điều kiện của toà, vẫn được giao bản giấy cho cả bạn, nhất là khi cần ký nhận trực tiếp hoặc khi hệ thống gặp sự cố. Vì vậy, đừng nghĩ rằng đăng ký điện tử là bạn có thể ngừng để ý hộp thư bưu chính hay cuộc gọi của cán bộ toà.
Khi cùng một văn bản đến bằng hai cách vào hai ngày khác nhau, cách an toàn là tính thời hạn theo ngày sớm hơn. Nếu bạn thấy có sự chênh lệch đáng kể, hoặc nội dung hai bản khác nhau, hãy hỏi thư ký toà án phụ trách vụ việc và đề nghị ghi nhận câu trả lời. Đừng tự chọn ngày muộn hơn cho có lợi rồi đặt cược vào việc toà chấp nhận.
Cũng cần phân biệt văn bản tố tụng với thông báo chung. Tin nhắn nhắc lịch, thông báo trên cổng thông tin hay bảng niêm yết tại trụ sở toà là kênh thông tin, nhưng không phải lúc nào cũng thay cho văn bản tố tụng gửi riêng cho đương sự. Thứ quyết định quyền và nghĩa vụ của bạn là văn bản tố tụng được gửi đúng thủ tục.
Doanh nghiệp nhận văn bản điện tử: phân công người theo dõi
Với doanh nghiệp, rủi ro lỡ văn bản lớn hơn cá nhân vì địa chỉ thư điện tử thường gắn với một nhân viên. Nhân viên nghỉ việc, chuyển bộ phận hay nghỉ phép dài ngày, thư của toà nằm đó không ai đọc. Đến khi bị xử vắng mặt hoặc bị coi là từ bỏ quyền nộp ý kiến, doanh nghiệp mới biết.
Cách làm an toàn là dùng một địa chỉ thư điện tử chung của bộ phận pháp chế hoặc hành chính để đăng ký với toà, có ít nhất hai người được phân quyền đọc. Mỗi văn bản đến được ghi vào sổ theo dõi vụ việc, kèm ngày nhận, việc phải làm và hạn chót, rồi chuyển cho người phụ trách. Khi có thay đổi nhân sự, việc bàn giao tài khoản và sổ theo dõi phải nằm trong danh mục bàn giao bắt buộc.
Doanh nghiệp có thuê luật sư nên thống nhất bằng văn bản ai là đầu mối nhận văn bản của toà, và cơ chế báo lại cho nhau trong ngày. Hai bên cùng theo dõi tốt hơn là mỗi bên tưởng bên kia đã đọc.
Câu hỏi thường gặp
Toà có tự gửi văn bản qua thư điện tử nếu chưa đăng ký không?
Theo nguyên tắc của giao dịch điện tử trong tố tụng, việc gửi văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử dựa trên đăng ký và sự đồng ý của người nhận. Nếu bạn chưa đăng ký, toà tống đạt theo cách thông thường như giao trực tiếp, qua bưu chính hoặc người được uỷ quyền.
Không mở thư thì có bị coi là đã nhận giấy triệu tập không?
Thời điểm được coi là đã nhận văn bản điện tử gắn với việc văn bản được gửi thành công đến tài khoản hoặc địa chỉ bạn đã đăng ký, không phụ thuộc bạn có mở hay không. Vì vậy không xem thư thường không phải lý do chính đáng. Hãy kiểm tra hộp thư đều đặn khi đang có vụ việc.
Có thể rút lại đăng ký nhận văn bản điện tử không?
Bạn có thể đề nghị toà ngừng gửi bằng phương tiện điện tử và chuyển về cách thông thường, bằng văn bản gửi toà. Cho đến khi toà ghi nhận đề nghị, văn bản gửi vào tài khoản cũ vẫn có thể có hiệu lực, nên hãy tiếp tục theo dõi trong thời gian chuyển đổi.
Văn bản điện tử có dùng để làm thủ tục khác được không?
Văn bản nhận qua phương tiện điện tử dùng để bạn biết và thực hiện quyền, nghĩa vụ trong vụ việc. Khi cần nộp cho cơ quan khác, như cơ quan thi hành án hay ngân hàng, bạn có thể cần bản sao có xác nhận của toà. Hỏi cơ quan nhận về yêu cầu cụ thể.
Luật sư đã nhận văn bản thay thì đương sự có phải theo dõi nữa không?
Nếu bạn uỷ quyền và đăng ký để luật sư hoặc người đại diện nhận văn bản, việc gửi cho người đó có giá trị với bạn. Dù vậy, bạn nên thống nhất cách người đại diện báo lại cho mình mỗi khi có văn bản, vì hậu quả của việc lỡ hạn vẫn rơi vào chính đương sự.
Nhận được thư của toà kèm đường link lạ thì làm sao?
Đừng bấm link hoặc mở tệp đính kèm nếu bạn chưa từng đăng ký nhận văn bản điện tử với toà đó hoặc địa chỉ gửi trông bất thường. Hãy tự truy cập cổng thông tin chính thức của toà, hoặc liên hệ toà qua số điện thoại công khai để hỏi có văn bản nào gửi cho bạn không.