Nếu ốm, gặp tai nạn hay có việc đột xuất khiến bạn không thể đến toà đúng ngày, hãy gọi điện báo ngay cho thư ký hoặc bộ phận được ghi trên giấy triệu tập, rồi gửi văn bản nêu lý do kèm giấy tờ chứng minh như giấy nhập viện, giấy xác nhận của cơ sở y tế hay của chính quyền nơi xảy ra sự việc. Im lặng không đến là lựa chọn tệ nhất, vì toà không biết lý do và có thể tiếp tục giải quyết mà không có ý kiến của bạn.
Bài này là hướng dẫn hậu cần cho buổi sáng rối ren đó: gọi ai, nói gì, gửi giấy tờ qua đường nào, lý do nào thường được chấp nhận. Phần hệ quả pháp lý chi tiết của việc vắng mặt ở từng loại phiên được trình bày ở mức nguyên lý; vụ việc cụ thể cần đối chiếu Bộ luật Tố tụng và hỏi trực tiếp toà đang giải quyết.
Việc đầu tiên: gọi điện báo, càng sớm càng tốt
Một buổi làm việc ở toà thường có nhiều người cùng được triệu tập: thẩm phán, thư ký, có khi cả kiểm sát viên, bên kia, người làm chứng, người phiên dịch. Khi bạn báo sớm, toà có thể dời lịch, báo cho những người khác khỏi mất công đi lại, và ghi nhận rằng bạn vắng mặt có thông báo. Khi bạn không báo, mọi người chờ, và hồ sơ chỉ ghi một dòng: đương sự vắng mặt.
Số điện thoại liên hệ thường in trên giấy triệu tập, hoặc là số của bộ phận văn thư, tiếp dân của toà. Hãy gọi trong giờ hành chính, nói rõ họ tên, số vụ án hoặc tên các bên, ngày giờ được triệu tập, và lý do không đến được. Ghi lại giờ gọi, tên người nghe máy; nếu được, nhắn tin xác nhận lại nội dung vừa báo.
Nếu chính bạn không gọi được vì đang cấp cứu hay mất liên lạc, người nhà có thể gọi thay. Điều quan trọng là toà nhận được thông tin trước giờ làm việc, hoặc sớm nhất có thể sau đó. Cuộc gọi chỉ là bước báo tin; muốn được xem xét là vắng mặt có lý do, bạn vẫn cần gửi văn bản và giấy tờ chứng minh.
Lý do nào thường được coi là chính đáng
Pháp luật tố tụng dùng các khái niệm như sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan để chỉ những tình huống ngoài ý muốn mà người được triệu tập không thể khắc phục. Việc có chấp nhận hay không do toà đánh giá theo từng trường hợp; bảng dưới đây chỉ là gợi ý thực tế.
| Tình huống | Khả năng được coi là lý do chính đáng | Giấy tờ nên có |
|---|---|---|
| Ốm nặng phải nhập viện, cấp cứu, sinh con | Cao, nếu có xác nhận y tế | Giấy nhập viện, giấy ra viện, giấy xác nhận điều trị |
| Tai nạn giao thông trên đường đến toà | Cao | Giấy cấp cứu, biên bản của cơ quan chức năng nếu có |
| Mưa lũ, sạt lở chia cắt đường, thiên tai | Cao | Xác nhận của chính quyền cấp xã nơi cư trú, thông tin cấm đường |
| Người thân ruột thịt mất đột ngột | Thường được xem xét | Giấy báo tử hoặc trích lục khai tử |
| Trùng lịch với một toà án hay cơ quan tố tụng khác | Có thể, nếu báo sớm | Bản chụp giấy triệu tập kia |
| Bận việc công ty, đi công tác đã biết trước | Thấp | Nên đề nghị dời lịch ngay khi nhận giấy, không đợi đến ngày |
| Quên, ngủ quên, nhầm ngày | Rất thấp | Không có giấy tờ nào thay được; nên báo ngay và xin lịch mới |
Bảng cho thấy một nguyên tắc chung: lý do càng bất ngờ, càng ngoài tầm kiểm soát và càng có giấy tờ, thì càng dễ được chấp nhận. Lý do biết trước thì phải báo trước.
Gửi văn bản báo vắng mặt: các đường gửi
Sau cuộc gọi, bạn nên gửi văn bản để hồ sơ vụ án có căn cứ rõ ràng. Có nhiều đường gửi, chọn đường nào nhanh và để lại dấu vết nhất trong hoàn cảnh của bạn.
- Nhờ người nhà mang văn bản đến nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của toà, xin giấy biên nhận hoặc ghi sổ nhận đơn.
- Gửi qua dịch vụ bưu chính có báo phát; giữ biên lai gửi và mã tra cứu.
- Gửi qua phương tiện điện tử nếu bạn đã đăng ký nhận và gửi văn bản tố tụng điện tử với toà; lưu lại xác nhận đã gửi.
- Chụp ảnh văn bản và giấy tờ kèm theo gửi qua kênh liên lạc mà thư ký hướng dẫn, nhưng vẫn gửi bản giấy sau đó.
- Gọi lại cho thư ký sau một hai ngày để xác nhận toà đã nhận và hỏi lịch làm việc mới.
Đừng chỉ dựa vào tin nhắn hoặc cuộc gọi. Khi có tranh luận về việc bạn vắng mặt có lý do hay không, văn bản có ngày nhận và giấy tờ kèm theo là thứ được xem xét.
Văn bản báo vắng mặt nên có những nội dung gì
Không có mẫu bắt buộc cho văn bản này; điều quan trọng là đủ thông tin để toà xử lý ngay. Một trang viết tay rõ ràng vẫn có giá trị.
- Kính gửi toà án đang giải quyết vụ việc, ghi đúng tên toà theo giấy triệu tập.
- Họ tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của bạn; tư cách trong vụ việc như nguyên đơn, bị đơn, người làm chứng.
- Số vụ án hoặc tên các bên, ngày giờ và nội dung buổi làm việc bạn được triệu tập.
- Lý do không có mặt, kể ngắn gọn sự việc và thời điểm xảy ra.
- Danh sách giấy tờ chứng minh gửi kèm.
- Đề nghị cụ thể: dời buổi làm việc, hoãn phiên toà, hay đề nghị toà giải quyết vắng mặt bạn; nếu chọn giải quyết vắng mặt, nên kèm ý kiến của bạn về nội dung vụ việc.
- Ngày tháng, chữ ký hoặc điểm chỉ.
Nếu bạn đã có người đại diện hợp pháp hoặc luật sư trong vụ việc, báo cho họ ngay để họ phối hợp với toà, nhưng văn bản của chính bạn về lý do vắng mặt vẫn nên có.
Người nhà cần làm gì khi đương sự đột ngột nhập viện
Tình huống hay gặp nhất không phải là người được triệu tập tự gọi điện, mà là người nhà phải xoay xở thay trong lúc bệnh nhân đang cấp cứu. Việc đầu tiên người nhà nên làm là tìm giấy triệu tập trong đồ đạc của người bệnh hoặc trong ảnh chụp trên điện thoại, để biết toà nào, ngày giờ nào, số liên hệ nào. Nếu không tìm thấy, có thể gọi tổng đài hoặc bộ phận tiếp dân của toà án nơi giải quyết vụ việc, nêu họ tên người bệnh và tên bên kia để được chuyển đến đúng thư ký.
Người nhà nên xin ngay tại bệnh viện một giấy xác nhận đang điều trị, ghi rõ ngày giờ nhập viện. Giấy ra viện chỉ có sau khi điều trị xong, nên nếu đợi đến lúc đó mới gửi thì toà đã quyết định xong buổi làm việc. Một bản chụp giấy xác nhận gửi kèm văn bản báo vắng mặt, ký thay hoặc điểm chỉ của người bệnh nếu còn tỉnh, là đủ để toà có căn cứ xem xét.
Người nhà không có văn bản uỷ quyền thì không thể tham gia buổi làm việc thay người bệnh, nhưng hoàn toàn có thể đứng ra báo tin, nộp giấy tờ và nhận thông báo lịch mới giúp. Ghi lại mọi cuộc gọi để khi người bệnh hồi phục, họ biết toà đã được báo những gì.
Hệ quả khác nhau theo từng loại buổi làm việc
Vắng mặt ở buổi lấy lời khai hay buổi hoà giải thường dẫn đến việc dời lịch hoặc lập biên bản không tiến hành được; nhưng vắng mặt nhiều lần có thể khiến toà chuyển sang bước tiếp theo mà không có ý kiến của bạn. Với phiên toà sơ thẩm dân sự, Bộ luật Tố tụng dân sự phân biệt lần triệu tập hợp lệ thứ nhất và thứ hai, phân biệt người vắng mặt có lý do hay không, và phân biệt vai trò: nguyên đơn vắng mặt không có lý do chính đáng có thể bị coi là từ bỏ yêu cầu, còn bị đơn vắng mặt có thể bị xét xử vắng mặt. Chi tiết từng trường hợp cần đối chiếu quy định hiện hành và thông báo của toà.
Người làm chứng vắng mặt thì toà có thể vẫn xét xử, công bố lời khai đã có, hoặc hoãn nếu lời khai đó cần thiết. Pháp luật tố tụng cho phép dẫn giải người làm chứng cố ý không đến mà không có lý do chính đáng khi sự vắng mặt gây trở ngại cho việc giải quyết, nên người làm chứng cũng không nên coi nhẹ giấy triệu tập.
Trong vụ án hình sự, bị cáo đang tại ngoại có nghĩa vụ có mặt theo giấy triệu tập; vắng mặt không có lý do chính đáng có thể dẫn đến áp giải và những hệ quả nặng hơn. Người bị hại, đương sự dân sự trong vụ án hình sự vắng mặt thì toà xem xét hoãn hoặc tiếp tục tuỳ trường hợp. Vì những khác biệt này, nếu bạn không chắc về vai trò của mình, hãy hỏi thư ký ngay trong cuộc gọi đầu tiên.
Kẹt đường, đến muộn trong ngày và những việc làm sau khi đã báo
Đến muộn vì tắc đường, hỏng xe: gọi trước giờ hẹn. Hãy gọi cho thư ký ngay khi biết sẽ muộn, nói vị trí và thời gian dự kiến tới. Toà có thể chờ một khoảng, đổi thứ tự với phiên khác, hoặc dời buổi. Đừng cố phóng nhanh để kịp; một tai nạn sẽ biến việc đến muộn thành việc lớn hơn nhiều.
Điều trị dài ngày thì tính phương án lâu dài. Nếu bạn phải nằm viện nhiều tuần, hãy hỏi toà về khả năng lấy lời khai tại nơi điều trị, tham gia trực tuyến nếu đủ điều kiện, hoặc uỷ quyền cho người khác trong những việc dân sự mà luật cho phép uỷ quyền. Riêng việc ly hôn, đương sự không được uỷ quyền cho người khác tham gia thay.
Theo dõi giấy triệu tập mới. Sau khi báo vắng mặt, toà sẽ gửi giấy triệu tập cho lần làm việc kế tiếp. Kiểm tra hộp thư, nơi cư trú và kênh điện tử nếu đã đăng ký; báo toà nếu bạn tạm ở nơi khác trong thời gian điều trị.
Giữ lại toàn bộ giấy tờ chứng minh. Giấy nhập viện, biên lai gửi văn bản, ảnh chụp tin nhắn với thư ký nên được cất chung với hồ sơ vụ việc. Chúng có thể cần đến nếu sau này có tranh luận về việc bạn vắng mặt.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khám bệnh ở phòng khám tư có được chấp nhận làm lý do vắng mặt không?
Toà đánh giá giấy tờ y tế theo nội dung và tính xác thực, không chỉ theo loại cơ sở. Giấy xác nhận cần ghi rõ tình trạng, thời điểm khám và khuyến nghị nghỉ ngơi hoặc điều trị. Giấy chỉ ghi chung chung, không có thời điểm phù hợp với ngày được triệu tập thì sức thuyết phục thấp.
Có thể nhờ người khác đến thay mình trong ngày bị ốm không?
Chỉ khi người đó có tư cách hợp lệ, ví dụ người được bạn uỷ quyền bằng văn bản trong vụ việc dân sự cho phép uỷ quyền, và văn bản uỷ quyền đã lập đúng thủ tục. Người nhà đến mà không có giấy uỷ quyền thì chỉ có thể nộp văn bản báo vắng mặt giúp bạn.
Báo vắng mặt rồi thì toà có chắc chắn hoãn không?
Không chắc chắn. Toà xem xét lý do, giấy tờ và quy định về số lần triệu tập để quyết định hoãn, dời hay tiếp tục giải quyết. Vì vậy, nếu bạn muốn trình bày ý kiến, nên gửi kèm bản ý kiến bằng văn bản để phòng trường hợp toà vẫn tiến hành.
Biết trước sẽ đi công tác đúng ngày toà gọi thì nên làm gì?
Báo toà ngay khi nhận giấy triệu tập, đề nghị dời lịch và nêu những ngày bạn có thể có mặt. Lý do biết trước mà để sát ngày mới báo thường khó được chấp nhận, trong khi đề nghị sớm giúp toà sắp xếp lại lịch dễ hơn.
Người làm chứng ở xa có phải tự trả tiền đi lại không?
Người làm chứng có quyền được thanh toán chi phí hợp lý theo quy định, như chi phí đi lại, lưu trú. Bạn giữ lại vé xe, hoá đơn và hỏi thư ký về thủ tục đề nghị thanh toán. Mức và cách thanh toán cụ thể cần đối chiếu quy định hiện hành.