Khi toà gọi lên lấy lời khai, bạn sẽ làm việc trong một phòng làm việc tại trụ sở toà án với thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc và thư ký ghi biên bản — không có hội đồng xét xử, không có người dự khán, thường cũng không có bên kia. Thẩm phán hỏi để làm rõ những điểm còn thiếu hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ; thư ký ghi lại; cuối buổi bạn đọc biên bản, yêu cầu sửa chỗ chưa đúng rồi ký từng trang.
Với nhiều người, đây là lần đầu tiên bước vào toà án, và vì không biết trước nên họ chuẩn bị như sắp ra phiên xử. Bài này giúp bạn hình dung đúng quy mô của buổi làm việc: nó diễn ra thế nào, bạn cần mang gì, nói gì, và đặc biệt là đọc biên bản ra sao để lời mình được ghi đúng ý.
Vì sao toà gọi bạn lên lấy lời khai
Trong vụ việc dân sự, đương sự có nghĩa vụ trình bày ý kiến của mình bằng văn bản, thường gọi là bản tự khai. Thẩm phán chỉ lấy lời khai trực tiếp khi đương sự chưa có bản khai, hoặc bản khai chưa rõ, chưa đầy đủ, hoặc có điểm mâu thuẫn với tài liệu khác trong hồ sơ. Nói cách khác, được gọi lên không có nghĩa là bạn đang bị nghi ngờ, mà là toà cần nghe thêm để hiểu đúng sự việc.
Ngoài đương sự, thẩm phán cũng có thể lấy lời khai của người làm chứng, hoặc tổ chức đối chất khi lời khai của các bên trái ngược nhau. Buổi lấy lời khai thường diễn ra sau khi toà đã thụ lý vụ án và trước phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải, nhưng thực tế có thể xen kẽ, tuỳ diễn biến hồ sơ.
Giấy triệu tập sẽ ghi bạn được gọi đến với tư cách gì, vào ngày giờ nào, tại phòng nào và để làm việc gì. Nếu giấy chỉ ghi chung "làm việc", bạn có thể gọi điện hỏi thư ký về nội dung để chuẩn bị tài liệu phù hợp; đó là câu hỏi hợp lệ và thư ký thường trả lời được ở mức khái quát.
Chuẩn bị gì trong mấy ngày trước buổi làm việc
Buổi lấy lời khai không đòi hỏi chuẩn bị như phiên toà, nhưng vài việc nhỏ giúp bạn trả lời gọn và tránh phải hẹn lại lần nữa.
- Đọc lại bản tự khai và đơn từ đã nộp: thẩm phán thường hỏi xoay quanh những gì bạn đã viết, nhất là chỗ còn sơ sài hoặc chưa khớp với tài liệu của bên kia.
- Lập một dòng thời gian ngắn trên một tờ giấy: ngày quen biết, ngày ký kết, ngày giao tiền, ngày phát sinh mâu thuẫn. Có nó trong tay, bạn không phải đoán mò khi được hỏi mốc thời gian.
- Gom bản sao các tài liệu liên quan mà toà chưa có, kèm bản chính để đối chiếu; sắp theo thứ tự thời gian.
- Ghi tên, địa chỉ những người biết sự việc nếu bạn định đề nghị toà lấy lời khai họ; thẩm phán có thể hỏi bạn ngay trong buổi này.
- Sắp xếp công việc cho trọn buổi, dù giấy chỉ ghi giờ bắt đầu. Buổi làm việc có thể bắt đầu muộn vì thẩm phán đang dở việc khác.
Nếu bạn cần phiên dịch, cần người đại diện đi cùng hoặc không thể đến đúng ngày vì lý do sức khoẻ, hãy báo thư ký ngay trong những ngày này thay vì đợi đến sáng hôm đó.
Ai có mặt trong buổi lấy lời khai và họ làm gì
Phòng làm việc của thẩm phán thường nhỏ, chỉ có một bàn và vài ghế. Không khí giống một buổi làm việc ở cơ quan hơn là một phiên xử.
| Người | Vai trò trong buổi làm việc | Bạn nên biết |
|---|---|---|
| Thẩm phán được phân công | Đặt câu hỏi, định hướng nội dung cần làm rõ, giải thích quyền và nghĩa vụ | Thẩm phán không tư vấn cho bạn nên thắng hay thua theo hướng nào |
| Thư ký toà án | Ghi biên bản, đối chiếu giấy tờ, có thể là người hướng dẫn bạn từ sảnh vào phòng | Có thể là người được thẩm phán giao trực tiếp lấy lời khai trong một số trường hợp, đối chiếu quy định hiện hành |
| Bạn (đương sự hoặc người làm chứng) | Trình bày, trả lời câu hỏi, nộp thêm tài liệu nếu có | Có quyền yêu cầu ghi đúng ý, sửa biên bản trước khi ký |
| Người đại diện, người bảo vệ quyền lợi | Có thể có mặt cùng đương sự nếu đã được toà chấp nhận tư cách | Mang theo giấy tờ chứng minh tư cách |
| Người phiên dịch, người đại diện của người chưa thành niên | Hỗ trợ khi người khai không thạo tiếng Việt, còn nhỏ tuổi hoặc có khó khăn về nhận thức | Cần báo toà trước để được bố trí |
Người nhà đi cùng mà không có tư cách tố tụng thường phải chờ ở sảnh. Đó không phải vì toà làm khó, mà vì nội dung lời khai cần được bảo đảm khách quan và không bị người ngoài tác động.
Trình tự một buổi lấy lời khai thông thường
Mỗi toà, mỗi thẩm phán có cách làm việc riêng, nhưng phần lớn buổi lấy lời khai đi theo trình tự dưới đây. Thời lượng thường từ ba mươi phút đến vài tiếng tuỳ độ phức tạp.
- Đến sảnh, báo với bảo vệ hoặc bộ phận tiếp dân rằng bạn có giấy triệu tập; chờ thư ký xuống đón hoặc chỉ đường lên phòng.
- Thư ký đối chiếu căn cước, ghi thông tin cá nhân vào phần đầu biên bản.
- Thẩm phán giải thích ngắn gọn mục đích buổi làm việc, quyền và nghĩa vụ của bạn, trong đó có nghĩa vụ trình bày trung thực.
- Thẩm phán hỏi lần lượt từng nội dung; bạn trả lời, có thể đưa tài liệu để minh hoạ.
- Bạn được hỏi có muốn trình bày thêm điều gì, có nộp thêm tài liệu gì không; nếu nộp, thư ký lập biên bản giao nhận.
- Thư ký in biên bản; bạn tự đọc hoặc nghe đọc lại toàn bộ.
- Bạn yêu cầu sửa, bổ sung những chỗ chưa đúng; sau đó ký hoặc điểm chỉ vào từng trang và trang cuối.
- Thẩm phán hoặc thư ký có thể cho biết bước tiếp theo, như lịch phiên họp hoặc tài liệu cần bổ sung.
Nếu có điều chưa hiểu ở bất kỳ bước nào, bạn cứ hỏi lại. Không có quy định nào bắt bạn phải trả lời một câu mình chưa hiểu rõ.
Trả lời ra sao cho lời khai được ghi đúng
Nói điều bạn trực tiếp biết, và nói rõ nguồn. Tách bạch điều mình tận mắt thấy với điều nghe người khác kể lại là cách giúp thư ký ghi chính xác. Trong biên bản, sự khác nhau giữa chứng kiến tận mắt và nghe lại có ý nghĩa lớn khi toà đánh giá lời khai.
Con số, ngày tháng thì đối chiếu tài liệu. Nếu không nhớ chính xác ngày ký hợp đồng hay số tiền đã trả, hãy nói bạn cần xem lại giấy tờ, hoặc nêu khoảng thời gian. Một con số đoán sai được ghi vào biên bản sẽ khó giải thích về sau.
Câu trả lời ngắn, từng ý một. Thư ký vừa nghe vừa gõ. Nói dồn nhiều ý trong một hơi khiến biên bản dễ thiếu hoặc ghép sai ý. Nói chậm, dừng sau mỗi ý là cách hợp tác tốt nhất.
Không cần thuật ngữ pháp lý. Thẩm phán cần sự việc, không cần bạn trích điều luật. Kể bằng lời thường, theo thứ tự thời gian, đã là đủ.
Đọc biên bản trước khi ký: những chỗ hay sai
Biên bản lấy lời khai sẽ nằm trong hồ sơ vụ án và có thể được dùng tại phiên toà. Vì vậy, phút đọc lại cuối buổi quan trọng không kém cả buổi trình bày. Hãy đọc từ đầu đến cuối, kể cả phần thông tin cá nhân: họ tên, năm sinh, nơi cư trú, số giấy tờ. Sai một chữ trong địa chỉ có thể khiến văn bản tố tụng sau này gửi nhầm chỗ.
Ở phần nội dung, chú ý ba loại lỗi phổ biến. Thứ nhất là câu bị rút gọn làm đổi nghĩa, ví dụ bạn nói "có nhận một phần tiền" mà biên bản ghi "có nhận tiền". Thứ hai là con số và ngày tháng gõ nhầm. Thứ ba là phần bạn đã trình bày nhưng không được ghi. Với mỗi lỗi, bạn đề nghị thư ký sửa ngay hoặc ghi thêm dòng bổ sung ở cuối biên bản; chỗ sửa thường có chữ ký xác nhận bên cạnh.
Nếu sau khi đề nghị mà nội dung vẫn không được ghi như bạn trình bày, bạn có quyền ghi ý kiến của mình vào biên bản trước khi ký. Không nên ký cho xong vì ngại hay vì muộn giờ. Người không đọc được chữ có thể yêu cầu đọc to toàn bộ và điểm chỉ; người cao tuổi nên mang kính đọc để tự kiểm tra. Bạn cũng có quyền đề nghị được đọc, ghi chép, sao chụp tài liệu trong hồ sơ vụ án theo thủ tục của toà, trong đó có biên bản lời khai của mình.
Trường hợp đặc biệt và khi nào nên có người hỗ trợ chuyên môn
Người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi được lấy lời khai với sự có mặt của người đại diện hợp pháp. Người không biết tiếng Việt, người khuyết tật nghe nói cần có người phiên dịch hoặc người biết ngôn ngữ ký hiệu; hãy báo toà từ khi nhận giấy để được bố trí. Người ốm nặng không đến được trụ sở có thể đề nghị thẩm phán xem xét lấy lời khai ở nơi khác, kèm giấy tờ y tế.
Cần phân biệt buổi lấy lời khai ở toà trong vụ dân sự với việc cơ quan điều tra mời làm việc trong một vụ việc hình sự. Đó là hai giai đoạn, hai cơ quan và hai bộ quy tắc khác nhau; quyền của người được mời làm việc, người bị tố giác hay bị can được quy định riêng và có thể cần luật sư ngay từ đầu.
Với vụ dân sự có giá trị lớn, tranh chấp đất đai nhiều đời, hoặc khi bạn thấy câu hỏi của thẩm phán đi vào những điểm mình không chắc về pháp lý, việc trao đổi trước với luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý sẽ giúp bạn biết tài liệu nào cần mang và điều gì cần giải thích. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng trước buổi làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Có được mang ghi chú vào buổi lấy lời khai để đọc không?
Được mang theo để nhắc ý, nhất là các mốc thời gian và con số. Tuy vậy, thẩm phán muốn nghe bạn kể, nên đừng đọc nguyên văn một bản viết sẵn. Nếu bạn đã có bản trình bày viết đầy đủ, hãy nộp nó như một tài liệu, còn phần trả lời thì nói tự nhiên.
Không đồng ý ký biên bản thì có sao không?
Bạn có quyền yêu cầu sửa hoặc ghi ý kiến riêng trước khi ký. Nếu vẫn từ chối ký, thư ký sẽ ghi rõ việc từ chối vào biên bản. Từ chối ký không xoá được buổi làm việc, nên cách tốt hơn thường là ghi phần ý kiến bạn không đồng ý ngay trên biên bản rồi ký.
Có được ghi âm buổi lấy lời khai bằng điện thoại không?
Việc ghi âm trong phòng làm việc của thẩm phán không phải là quyền mặc nhiên của đương sự. Nếu muốn ghi âm, bạn phải hỏi và được thẩm phán đồng ý. Cách an toàn hơn là đọc kỹ biên bản và đề nghị được sao chụp biên bản theo thủ tục.
Bên kia có được có mặt khi lấy lời khai của mình không?
Thông thường buổi lấy lời khai riêng từng đương sự. Bên kia có thể được thông báo về nội dung qua thủ tục tiếp cận, công khai chứng cứ sau đó. Nếu lời khai hai bên mâu thuẫn, thẩm phán có thể tổ chức đối chất, khi đó cả hai bên cùng có mặt.
Đến muộn so với giờ trong giấy triệu tập thì sao?
Hãy gọi điện báo thư ký ngay khi biết mình sẽ đến muộn. Thẩm phán có lịch làm việc kín, nên nếu muộn quá lâu, buổi làm việc có thể bị dời sang ngày khác và bạn mất thêm một lần đi lại. Với người ở xa trụ sở toà, nên tính dư thời gian ít nhất một tiếng.