Hồ sơ vụ án điện tử là bản số của toàn bộ hoặc một phần hồ sơ vụ án: đơn, tài liệu, chứng cứ, biên bản, văn bản tố tụng được scan hoặc tạo trực tiếp dưới dạng điện tử để lưu trữ, tra cứu và chia sẻ trong phạm vi pháp luật cho phép. Ở Việt Nam, hồ sơ giấy vẫn giữ vị trí chính trong đa số vụ án, còn hồ sơ số được xây dựng dần song song.
Với đương sự, điều quan trọng nhất không phải công nghệ mà là quyền: bạn có quyền biết, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do bên kia giao nộp hoặc do toà thu thập, trừ những tài liệu luật không cho công khai. Bài này giải thích hồ sơ vụ án gồm những gì, số hoá thay đổi điều gì, cách xin xem và sao chụp, và trách nhiệm của bạn khi đang cầm trong tay bản sao tài liệu của người khác.
Hồ sơ vụ án gồm những gì
Hồ sơ vụ án dân sự bắt đầu từ đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo của nguyên đơn. Sau khi thụ lý, toà gửi thông báo cho bị đơn và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan; văn bản ý kiến và tài liệu của họ được đưa vào hồ sơ. Tiếp theo là các biên bản lấy lời khai, biên bản đối chất, biên bản xem xét thẩm định tại chỗ, kết luận giám định, biên bản định giá, các quyết định của thẩm phán, biên bản phiên họp và hoà giải, rồi đến biên bản phiên toà, bản án.
Mỗi trang trong hồ sơ được đánh số thứ tự gọi là bút lục, cùng một bảng thống kê tài liệu. Bút lục giúp mọi người cùng chỉ đúng một tài liệu khi trao đổi: luật sư viết "theo bút lục số 45" thì thẩm phán, kiểm sát viên đều lật được đúng trang. Khi xin sao chụp, bạn cũng nên ghi số bút lục để tránh nhầm.
Vụ án hình sự có cấu trúc khác, gồm hồ sơ do cơ quan điều tra lập từ giai đoạn trước, cáo trạng của viện kiểm sát, rồi tài liệu phát sinh ở toà. Quyền tiếp cận hồ sơ của bị cáo, bị hại và người bào chữa được luật tố tụng hình sự quy định riêng. Bài này tập trung vào vụ án dân sự vì đó là nơi người dân thường tự mình tiếp cận hồ sơ nhiều nhất.
Số hoá hồ sơ thay đổi điều gì
Lưu trữ an toàn hơn. Hồ sơ giấy có thể bị hư hỏng vì ẩm, mối mọt, cháy hay thất lạc khi chuyển giữa các toà. Bản số giúp phục hồi khi bản giấy gặp sự cố, đặc biệt quan trọng trong đợt chuyển giao hồ sơ từ toà huyện cũ, toà cấp cao cũ sang toà mới năm 2025.
Chuyển hồ sơ nhanh hơn. Khi có kháng cáo, toà sơ thẩm phải gửi hồ sơ lên toà phúc thẩm. Với bản số, toà phúc thẩm có thể bắt đầu nghiên cứu sớm, dù bản giấy vẫn được chuyển theo quy định.
Hỗ trợ phiên toà trực tuyến. Khi các bên ở nhiều điểm cầu, tài liệu số giúp công bố chứng cứ lên màn hình cho mọi người cùng xem thay vì chuyền tay bản giấy.
Thuận lợi cho việc sao chụp. Ở những toà đã số hoá, việc cung cấp bản sao có thể nhanh hơn, ít phải chờ photo từng trang. Tuy vậy, hình thức cung cấp bản sao vẫn theo quy định và điều kiện của từng toà.
Không làm mất giá trị bản gốc. Bản scan không thay cho bản gốc khi cần giám định chữ ký, dấu, giấy tờ cũ. Tài liệu bản gốc vẫn được giữ trong hồ sơ hoặc trả lại theo quy định.
Quyền của đương sự đối với hồ sơ vụ án
Bộ luật Tố tụng dân sự ghi nhận quyền của đương sự được biết, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do toà án thu thập. Quyền này gắn với nguyên tắc tranh tụng: bạn không thể phản bác điều mình không được biết. Khi bên kia nộp một hợp đồng, một bản ghi âm hay một kết luận giám định, bạn có quyền xem để chuẩn bị ý kiến.
Song song là nghĩa vụ của đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho toà và gửi bản sao cho các đương sự khác hoặc thông báo cho họ biết, trừ những tài liệu không được công khai. Phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ là dịp chính thức để các bên biết đối phương có những chứng cứ gì.
Giới hạn của quyền tiếp cận nằm ở những tài liệu thuộc bí mật nhà nước, tài liệu liên quan thuần phong mỹ tục, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân, bí mật gia đình mà đương sự yêu cầu giữ bí mật chính đáng. Với những tài liệu này, toà có thể không cho sao chụp, hoặc chỉ cho xem tại chỗ. Ngoài ra, biên bản nghị án của hội đồng xét xử không thuộc diện công khai cho đương sự.
Xin xem và sao chụp tài liệu trong hồ sơ
Cách làm có thể khác nhau đôi chút giữa các toà. Trình tự dưới đây là khung chung giúp bạn chuẩn bị và tránh đi lại nhiều lần.
- Xác định tài liệu cần xem: tên tài liệu, bên nộp, ngày nộp, số bút lục nếu biết.
- Làm đơn đề nghị xem, ghi chép, sao chụp tài liệu gửi toà, nêu rõ tư cách của bạn trong vụ án và danh sách tài liệu.
- Nộp đơn tại bộ phận tiếp nhận hoặc gửi cho thẩm phán, thư ký phụ trách; nếu đã đăng ký giao dịch điện tử, hỏi xem có gửi qua kênh này được không.
- Chờ toà hẹn lịch hoặc thông báo hình thức cung cấp; mang theo giấy tờ tuỳ thân, giấy uỷ quyền nếu nhờ người khác đi thay.
- Đọc tài liệu tại nơi toà bố trí, ghi chép hoặc nhận bản sao theo quy định; nộp chi phí sao chụp nếu có theo mức của toà.
- Kiểm tra bản sao nhận được có đủ trang, đúng số bút lục; ghi vào sổ theo dõi ngày nhận.
- Nếu bị từ chối, đề nghị toà cho biết lý do; trường hợp không đồng ý, bạn có thể trình bày lại tại phiên họp hoặc khiếu nại theo thủ tục tố tụng.
Việc đọc hồ sơ thường diễn ra tại trụ sở toà, có cán bộ giám sát. Không được mang hồ sơ ra ngoài, không được tháo bút lục, không được viết, đánh dấu lên tài liệu gốc.
Ghi âm, ghi hình phiên toà và bản ghi dùng vào việc gì
Luật Tổ chức Toà án nhân dân năm 2024 đặt cơ sở cho việc ghi âm, ghi hình diễn biến phiên toà, phiên họp do chính toà án thực hiện. Bản ghi là một phần tư liệu của vụ án, bổ sung cho biên bản phiên toà do thư ký ghi. Khi có tranh luận về việc ai đã nói gì tại phiên, bản ghi giúp đối chiếu khách quan hơn so với trí nhớ của từng người.
Việc người tham gia tố tụng tiếp cận, sao chép bản ghi thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Toà án nhân dân tối cao, có thể khác với việc sao chụp tài liệu giấy. Nếu bạn cho rằng biên bản phiên toà ghi không đúng lời trình bày của mình, quyền cơ bản vẫn là đề nghị sửa đổi, bổ sung biên bản ngay sau phiên toà theo luật tố tụng; khi cần đối chiếu bản ghi, hãy đề nghị bằng văn bản và hỏi toà về thủ tục cụ thể.
Cần phân biệt bản ghi của toà với việc tự ghi âm, quay phim trong phòng xử. Người tham gia tố tụng và người dự khán chỉ được ghi âm, ghi hình trong phạm vi và điều kiện mà nội quy phiên toà, chủ toạ cho phép; tự ý quay lén và phát tán có thể bị xử lý.
Trách nhiệm của bạn khi cầm bản sao tài liệu
Bản sao tài liệu trong hồ sơ thường chứa thông tin cá nhân, tài chính, sức khoẻ của người khác, kể cả của bên đang tranh chấp với bạn. Được sao chụp không có nghĩa là được dùng tuỳ ý.
- Chỉ dùng bản sao để thực hiện quyền, nghĩa vụ trong vụ án: chuẩn bị ý kiến, trao đổi với luật sư, làm chứng cứ đối chiếu.
- Không đăng tải lên mạng xã hội, nhóm chat, diễn đàn để kể chuyện vụ án hay bêu xấu bên kia.
- Không chia sẻ cho người không liên quan, kể cả người thân, nếu tài liệu chứa bí mật đời tư của người khác.
- Lưu trữ cẩn thận, không để bản điện tử trên máy tính dùng chung hay điện thoại không khoá.
- Khi vụ án kết thúc, cân nhắc huỷ những bản sao không còn cần, nhất là tài liệu chứa thông tin nhạy cảm của bên kia.
Sử dụng sai mục đích tài liệu trong hồ sơ có thể dẫn tới trách nhiệm về xâm phạm đời tư, bí mật cá nhân, và làm xấu đi vị thế của chính bạn trong vụ án.
Sau khi vụ án kết thúc: hồ sơ đi đâu và xin lại tài liệu thế nào
Khi bản án có hiệu lực và các việc liên quan đã xong, hồ sơ vụ án được đưa vào lưu trữ của toà theo quy định về lưu trữ hồ sơ tố tụng. Thời gian lưu trữ phụ thuộc loại vụ việc. Với những vụ đã được số hoá, bản số được lưu cùng bản giấy, giúp việc tra tìm về sau thuận lợi hơn. Hồ sơ của toà huyện cũ và toà cấp cao cũ được bàn giao cho toà tiếp nhận theo hướng dẫn chuyển tiếp năm 2025, nên nơi lưu giữ có thể không còn là trụ sở cũ.
Nhiều năm sau, bạn có thể cần lại một tài liệu trong hồ sơ: biên bản hoà giải thành để làm thủ tục sang tên đất, bản án để làm thủ tục xoá án tích, quyết định công nhận thuận tình ly hôn để kết hôn lại. Khi đó, bạn làm đơn đề nghị cấp bản sao gửi toà đang lưu giữ hồ sơ, nêu rõ số bản án hoặc số thụ lý, năm giải quyết, tư cách của mình. Nếu không nhớ số, cung cấp tên các bên, năm giải quyết để toà tra cứu.
Tài liệu bản gốc bạn đã nộp, như giấy tờ đất hay hợp đồng, có thể được trả lại sau khi vụ án kết thúc theo quy định, hoặc vẫn lưu trong hồ sơ nếu thuộc diện phải giữ. Khi nộp bản gốc, hãy xin xác nhận đã nộp và hỏi thủ tục nhận lại; đừng để giấy tờ quan trọng nằm lại hồ sơ mà không biết.
Câu hỏi thường gặp
Đương sự có được mang hồ sơ vụ án về nhà đọc không?
Không. Hồ sơ vụ án do toà quản lý và phải đọc tại nơi toà bố trí. Bạn có quyền ghi chép và đề nghị sao chụp tài liệu theo quy định để mang về nghiên cứu, trừ những tài liệu luật không cho công khai hoặc toà chỉ cho xem tại chỗ.
Toà có cung cấp bản scan hồ sơ qua thư điện tử không?
Tuỳ quy định hiện hành và điều kiện của từng toà. Nhiều nơi vẫn cung cấp bản sao giấy tại trụ sở. Nếu bạn đã đăng ký giao dịch điện tử với toà, hãy hỏi thư ký xem tài liệu có thể được cung cấp qua kênh này hay không.
Bản scan có thay được bản gốc khi cần giám định không?
Thường không. Giám định chữ ký, con dấu, tuổi mực hay giấy tờ cũ cần bản gốc. Bản scan chỉ dùng để tra cứu, sao chép, công bố tại phiên. Vì vậy bản gốc vẫn được giữ trong hồ sơ hoặc trả lại cho người nộp theo quy định sau khi giải quyết xong.
Bị toà từ chối cho sao chụp một tài liệu thì làm gì?
Đề nghị toà cho biết lý do. Có thể tài liệu thuộc diện bí mật hoặc bên nộp đã đề nghị giữ kín. Nếu bạn thấy việc từ chối ảnh hưởng quyền tranh tụng, có thể nêu tại phiên họp kiểm tra chứng cứ, tại phiên toà, hoặc khiếu nại theo thủ tục tố tụng.
Luật sư có quyền sao chụp hồ sơ rộng hơn đương sự không?
Luật sư tham gia với tư cách người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có quyền tiếp cận hồ sơ theo luật tố tụng, về cơ bản tương ứng với quyền của đương sự mà họ bảo vệ. Lợi thế của luật sư thường nằm ở kinh nghiệm đọc hồ sơ và biết cần tìm tài liệu nào.